Wanneer u gebruik maakt van de diensten van Roompot Marina, is het noodzakelijk dat wij een aantal persoonsgegevens van u registreren. Het is ons beleid om uiterst zorgvuldig en transparant om te gaan met uw persoonsgegevens. Via deze privacyverklaring willen wij u laten weten voor welke doeleinden en op welke wijze wij uw persoonsgegevens verwerken.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 4 januari 2019 en vervangt alle eerdere versies van deze privacyverklaring.
Wie zijn wij?
Roompot Marina is een handelsnaam van de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Roompot Recreatie B.V. Roompot Recreatie B.V. is, samen met Roompot Recreatie Beheer B.V., verantwoordelijk voor een juiste verwerking van uw persoonsgegevens. Beide entiteiten zijn gevestigd aan de Mariapolderseweg 1 te Kamperland (4493 PH).
Welke gegevens verzamelen wij van u en waarom?
Bij het reserveren van een ligplaats
Wanneer u een ligplaats bij ons wilt huren, registreren wij standaard de gegevens van u die noodzakelijk zijn om een huurovereenkomst op te stellen.
NAW-gegevens
Uw NAW-gegevens hebben wij nodig om uw reservering te kunnen registreren in ons systeem en voor registratie in het verplichte nachtregister, maar bijvoorbeeld ook voor het kunnen versturen van de facturen.
Contactgegevens
Wij registreren uw telefoonnummer en e-mailadres, zodat wij uw reservering aan u kunnen bevestigen en contact met u op kunnen nemen in het geval dat wij vragen hebben over uw reservering of informatie aan u willen verstrekken die relevant voor u kan zijn.
Gegevens vaartuig
Om uw reservering in orde te kunnen maken, registreren wij de relevante gegevens van uw vaartuig.
Overeenkomst
Wilt u een ligplaats van ons huren, dan stellen wij hier een overeenkomst voor op die door u ondertekend moet worden.
Bij het passeren van onze jachthaven
Van al onze passanten registreren wij de namen en adresgegevens. Hiertoe zijn wij wettelijk verplicht.
Cameratoezicht
Voor de veiligheid van onze medewerkers, bezoekers en de eigendommen op onze jachtservice hebben wij op een aantal plekken beveiligingscamera’s geplaatst. Alle camera’s zijn op voor u zichtbare plekken geplaatst.
Nieuwsbrieven
Nadat u een overeenkomst met ons bent aangegaan, gebruiken wij uw e-mailadres voor het versturen van onze nieuwsbrieven. U kunt u ook zelf inschrijven voor de nieuwsbrief. Via een link in de nieuwsbrief kunt u zich uitschrijven voor de nieuwsbrief.
Contact met onze medewerkers
Onze medewerkers staan u graag te woord in het geval dat u een vraag heeft over onze diensten. Als u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website worden uw aanhef, naam, contactgegevens en vraag of opmerking geregistreerd. Hetzelfde geldt in het geval dat u een e-mailbericht naar ons toe stuurt. Het registreren van de gegevens is noodzakelijk om met u te communiceren. Bovendien zijn wij hierdoor in staat om uw vraag snel en efficiënt te beantwoorden en eventueel uw gegevens erbij te zoeken.
Gebruik website
Als u gebruik maakt van (een van) onze website(s) slaan wij automatisch bepaalde informatie op. Dit kan zijn informatie van welke URL u komt, naar welke URL u toe gaat, welke browser u gebruikt, uw IP-adres en de datum en tijd waarop u toegang heeft gehad tot onze website. Ook verzamelen wij gegevens over de hardware, software en internetbrowser die u gebruikt.
We gebruiken deze informatie in het kader van het normaal gebruik en beheer van onze website en mogen deze informatie gegroepeerd vrijgeven. Door dit groeperen wordt het onmogelijk de gegevens terug te voeren naar een bepaalde gebruiker. Wij zijn niet geïnteresseerd in gegevens die iets zeggen over de identiteit van de bezoeker van onze site. Roompot Marina is wel geïnteresseerd in informatie die iets zegt over het gebruik van de site, zoals: hoeveel bezoekers krijgen we? Wat zijn de drukke uren en welke pagina’s worden het meest bezocht?
Roompot Marina maakt op de website gebruik van cookies en andere technologieën. Graag verwijzen wij naar onze Cookie Policy voor meer informatie hierover.
Wat zijn de grondslagen?
Bij het verwerken van uw persoonsgegevens houden wij ons aan de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Er is dan ook altijd een grondslag aan te wijzen voor het verwerken van uw persoonsgegevens.
Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
Uw gegevens worden voornamelijk verwerkt bij het aangaan van een overeenkomst. Wij hebben deze gegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Roompot Marina. Wanneer u de vereiste persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, kunt u geen gebruik maken van onze diensten.
Gerechtvaardigde belangen
Wij verwerken uw gegevens bij contactmomenten met een van onze medewerkers, zodat wij in staat zijn om uw vragen, klachten of opmerkingen in behandeling te kunnen nemen en u snel van een antwoord te kunnen voorzien.
Verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van het verzenden van onze nieuwsbrieven wordt door ons gedaan met het oog op direct marketing.
De camera’s op onze parken zijn noodzakelijk voor het waarborgen van de veiligheid van onze medewerkers, de veiligheid van onze gasten en het beschermen van onze eigendommen.
Wettelijke verplichtingen
Verwerking van een aantal van uw gegevens is tevens noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Zo zijn wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht om NAW-gegevens te registreren in ons nachtregister.
Aan welke partijen geven wij uw persoonsgegevens door?
Voor het beheer van onze systemen en het leveren van onze diensten maken wij gebruik van diensten van derden, zoals IT-leveranciers. Daarnaast hebben wij het beheer over onze Marina uit handen gegeven aan een externe partij. Wij zien erop toe dat deze derden op een juiste wijze omgaan met uw gegevens, indien en voor zover zij deze in kunnen zien.
In het geval dat u onverhoopt uw facturen niet tijdig voldoet, zijn wij genoodzaakt om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau of een deurwaarder. De gegevens die noodzakelijk zijn om de vordering bij u te innen, worden doorgegeven aan het incassobureau of de deurwaarder.
In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens door te geven aan derde partijen. Zo kan de Belastingdienst bijvoorbeeld alle gegevens bij ons opvragen die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doelstellingen die zijn opgenomen in deze privacyverklaring, tenzij wij op basis van een wettelijke verplichting de gegevens langer moeten bewaren.
Gegevens met betrekking tot de met u gesloten overeenkomst
Uw gegevens die wij verwerken in ons reserveringssysteem anonimiseren wij uiterlijk 7 jaar nadat onze overeenkomst is beëindigd.
Financiële gegevens
Onze financiële administratie bewaren wij 10 jaar. Dit betekent dat al uw gegevens en documenten die betrekking hebben op financiële transacties tussen u en Roompot Marina 10 jaar bewaard blijven.
Gegevens die wij registreren tijdens contactmomenten
Aan u verzonden of door ons ontvangen e-mailberichten bewaren wij maximaal 10 jaar.
Waar slaan wij uw gegevens op?
Uw gegevens worden opgeslagen op Europees grondgebied. Voor een juiste werking van ons reserveringssysteem is er een subverwerker ingeschakeld in India. Deze subverwerker handelt echter enkel en alleen in opdracht van Roompot Vakanties en pas op het moment dat de betreffende subverwerker voldoende waarborgen heeft getroffen voor wat betreft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
Wat zijn uw rechten?
Recht op inzage, rectificatie, beperking, verwijdering
Als uw persoonsgegevens door Roompot Marina verwerkt worden, dan heeft u het recht om een afschrift te ontvangen van de over u verzamelde gegevens. U heeft tevens het recht om uw gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te ontvangen. Een verzoek daartoe kunt u richten aan het e-mailadres: privacy@roompot.nl. U kunt uw verzoek ook schriftelijk verzenden naar Roompot, Postbus 12, 4493 ZG Kamperland. Roompot zal binnen een maand op uw verzoek reageren.
Als uit het afschrift blijkt dat uw gegevens niet juist of onvolledig zijn of naar uw mening, gelet op het doel van de registratie, niet in de database van Roompot Marina thuishoren, dan kunt u Roompot vragen om de gegevens aan te passen, te verwijderen of te beperken. Tevens heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Ook voor dergelijke verzoeken kunt u het bovengenoemde (e-mail)adres of postadres gebruiken.
Wanneer u ons vraagt om gegevens aan te passen of te verwijderen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, kan dit tot gevolg hebben dat u niet langer gebruik kunt maken van onze dienstverlening.
Klachten
Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u ons dit laten weten door ons een e-mailbericht (privacy@roompot.nl) of brief te sturen (Roompot, postbus 12, 4493 ZG Kamperland). Wij zullen ons best doen om uw klacht te verhelpen. U heeft ook het recht om uw klacht neer te leggen bij de nationale toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens.
